Über das Thema Planung gibt es sehr heterogene Ansichten unter Zeitplanexperten.
Das Wort Plan stammt aus dem lateinischen „planus“, was flach und eben bedeutet.
Über das Thema Planung gibt es sehr heterogene Ansichten unter Zeitplanexperten. Das Wort Plan stammt aus dem lateinischen „planus“, was flach und eben bedeutet. Jahrlang wurde propagiert, man müsse nur sehr exakt planen, um sein angestrebtes Ziel zu erreichen (vgl. Seifert, 1997). Neuere Ansätze gehen davon aus, dass Planung und einfache Steuerung abhängig sind von Umgebungsbedingungen und vom Systemzustand. Eine anschauliche Untergliederung liefert Kruse (2004, S. 40) indem er festhält: „Systeme sind, bezogen auf ihre Struktur, mehr oder weniger einfach bzw. komplex und, bezogen auf ihre Zustände, mehr oder weniger stabil bzw. instabil“. Aufgrund dieser Einteilung lassen sich unterschiedliche Implikationen für den Planungs- und Veränderungsprozess ableiten.
Implikationen für den Planungs- und Veränderungsprozess
Sind Systeme einfach und stabil, wie es bei einem Segelschiff in ruhigen Gewässern auf hoher See der Fall ist, so kann das Schiff prinzipiell durch einfache Zielvorgaben gesteuert werden. Die Handlungsstrategie lautet „Steuerung“.
- Sind Systeme komplex und stabil, was bei einem Segelschiff in der Nähe bekannter Küsten der Fall ist, so kann eine Kollision mit bekannten Untiefen durch einen Abgleich von Soll und Ist vermieden werden. Die Handlungsstrategie lautet „Regelung“.
- Sind Systeme einfach und instabil, was dem Einlaufen in einen Hafen ähnelt, ist das Manövrieren nicht mehr planbar, sondern durch Ausprobieren umsetzbar. Die Handlungsstrategie lautet „Versuch und Irrtum.“
- Sind Systeme komplex und instabil, wie es bei einem Segeltörn auf der Suche nach unbekannten Ufern in unbekannten Gewässern der Fall sein dürfte, hilft nur das situative Einlassen und ständige Neujustieren. Die Handlungsstrategie lautet „Selbstorganisation“.
Kruse macht deutlich, dass einfache Steuerungsoptionen unter bestimmten Bedingungen sehr wohl sinnvoll sind, aber eben nicht immer.
Der Psychologe D. Dörner (2003) hat sich intensiv mit der Planungsfähigkeit von Menschen in komplexen Situationen beschäftigt. Für ihn ist Planen „Handeln auf Probe“; beim Planen tut man nicht, man überlegt, was man tun könnte. In unternehmerischen Situationen greifen einfache Pläne oft zu kurz. Wirksame Pläne müssen genug Freiheiten lassen, um flexibel mit aktuellen Situationseinflüssen umgehen zu können. Ein dramatisches Beispiel für starre Pläne war das Unglück in Tschernobyl; kurz vor der Explosion bildeten sich bei den Mitarbeitern des AKW noch Zweifel an den vorgegebenen Sicherheitsplänen festzuhalten. Sie wollten situativ handeln und den vorgeschriebenen Ablauf verlassen. Ein Teil der katastrophalen Entwicklung bestand letztendlich genau in der Tatsache, dass Sie in den für diese spezifische Situation nicht angemessenen Sicherheitsplänen festhielten.
Analogie von Rumpelstilzchen und Napoleon
Die Frage, welche Art des Vorgehens nun im unternehmerischen Alltag die angemessene ist, möchte ich mit der Analogie von Rumpelstilzchen und Napoleon betrachten. Rumpelstilzchen ging streng methodisch und strategisch vor: „Heute back’ ich, morgen brau’ ich, und übermorgen hole ich der Königin ihr Kinde.“ Sobald der Widersacher den Plan durchschaut, wird Rumpelstilzchen anfällig, da er sein Geheimnis nicht genug gehütet hat. „Ach wie gut, dass niemand weiß, dass ich Rumpelstilzchen heiß.“
Wie hielt es nun Napoleon mit dem Planen? „Ich habe keinen Plan!“ Auf die Frage, wie gewinnt man denn Schlachten habe er geantwortet „Man fängt einfach mal an, und sieht dann schon, was man machen kann.“
| Napoleon | Rumpelstilzchen |
|---|---|
| „Man fängt einfach mal an, und sieht dann schon, was man machen kann.“ | „Heute back’ ich, morgen brau’ ich, und übermorgen hole ich der Königin ihr Kinde.“ |
| Modus: Trial and error | Modus: Detailliertes Planen |
| Vorteil: hohe Flexibilität | Vorteil: Systematisches Durchdenken im Vorfeld |
| Risiko: Kaum effektives Einstellen und Proben auf unterschiedliche Situationen möglich. | Risiko: Bei neuen Umgebungsbedingen (z.B. Rumpelstilzchen wird enttarnt) zu starr. |
| Hilfreich bei: unsicheren und sich wechselnden Bedingungen. | Hilfreich bei: gut vorhersehbaren und planbaren Bedingungen. |
Wirksame Planung setzt den konsequenten Einsatz von einfachen Methoden bei gleichzeitiger situativer Flexibilität voraus. „Man muss Zeit wie einen Schweizer Käse planen, mit festen Strukturen und großen Löchern.“ (Prof. Dr. Karlheinz Geißler, Wirtschaft & Weiterbildung, 2004)
Wie kann ich diese Erkenntnisse nun konkret umsetzen und entwickeln?
Trainieren Sie den Muskel „Blick fürs Ganze“, stellen Sie Verknüpfungen her. Versuchen Sie Zusammenhänge zu sehen, die zunächst verbogen scheinen. Was haben beispielsweise Koalitionsverhandlungen und die Ordnung in der Affenhorde gemeinsam? Was können wir von dem Spiel von Kindern auf wirtschaftliche Zusammenhänge übertragen. Querdenken ist eine Kunst, die durch Üben weiterentwickelt wird.
Akzeptieren Sie, dass Ordnung und Chaos zwei Seiten derselben Medaille sind und keine unvereinbaren Gegensätze.
Verwenden Sie einfache Planungsmethoden als Basis. Hierzu zählen etwa:
- Zeitplanbücher
- Checklisten
- Pfadanalysen
Praktizieren Sie immer mal wieder ein bisschen Beckenbauersches „Schau`n wir mal“ Schmunzeln Sie über Dinge, die nicht so eingetreten sind, wie es der Plan vorgesehen hat. Bleiben Sie flexibel und verlassen Sie eingefahrene Wege. Dies kann ich im wahrsten Sinne des Wortes auch durch immer alternative Arbeitswege trainieren.
Die Welt ist komplex und es gilt, diese Komplexität anzunehmen, sie situativ zu reduzieren und auch wieder zu erhöhen. Dazu kann das Zitat eines Projektmanagers „Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum“ zur Gelassenheit einladen.
