Die Bedeutung der Vorbereitung auf ein Gespräch wird häufig unterschätzt.
Mit Blick auf das Tagesgeschäft ist man schnell der Meinung, die wesentlichen Aspekte des Gesprächsthemas eigentlich im Kopf zu haben und verzichtet daher auf die Vorbereitung. Doch nicht immer kann man sich auf ein umfassende Gesprächsroutine oder die Fähigkeit der Improvisation verlassen.
Vorteile einer angemessenen Gesprächsvorbereitung:
- Angemessene Gesprächsdauer
- Konzentration auf Sachebene, kein Festfahren auf Beziehungsebene
- Erreichung bzw. Annäherung an Gesprächsziele
- Beendigung des Gespräch mit einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis
1. Organisatorische Vorbereitung
Einladung:
Schriftlich oder mündlich hängt von Gesprächsanlass ab. Bei umfangreichen Gesprächen kann schriftlich eingeladen werden. Kurzfristige und weniger unfangreiche Gespräche werden meist mündlich abgesprochen.
Wichtig: Frühzeitige und umfassende Information des Gesprächspartners über Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs. Teilen Sie ihm auch mit, wenn dritte an dem Gespräch teilnehmen.
Termin:
Das Gespräch sollte in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden. Die Dauer des Gesprächs hängt von Anlass ab (keine Richtwerte).
Wichtig: Planen Sie nicht nur Zeit für Ihre eigenen Themen ein, sondern auch für die Anliegen Ihres Gesprächspartners.
Ort:
Wenn Sie das Gespräch in Ihrem Büro durchführen, verschanzen Sie sich nicht hinter Ihrem Schreibtisch, sondern nutzen Sie einen geeigneten Besprechungstisch. Vermeiden Sie unterschiedlich hohe Sitzpositionen (Chefsessel und kleiner Hocker). Setzen Sie sich im 90 - 120° Winkel zueinander. Direktes Gegenübersitzen baut Barrieren auf (gegensätzliche Interessen werden dadurch unterstützt).
Suchen Sie sich einen Ort, an dem die notwendige Ruhe herrscht. Bei wichtigen Einzelgesprächen sorgen Sie für die nötige Vertraulichkeit (nicht in Gegenwart von anderen). Ein Gespräch außerhalb des Chefbüros kann Hemmnisse nehmen. Am Arbeitsplatz des Mitarbeiters oder im Privatbereich des Heimbewohners fühlt sich der jeweilige Gesprächspartner vielleicht wohler.
Unterlagen & Hilfsmittel:
Überlegen Sie vorher welche Unterlagen (Personalakte, Dienstplan, Bewohnerunterlagen...) und Hilfsmittel (Block...) Sie je nach Bedarf benötigen.
2. Ziel und Inhalt des Gesprächs
Jedes Gespräch wird mit einer bestimmten Absicht geführt. Das zeigen auch die verschiedenen Gesprächsanlässe. Beide Gesprächspartner haben ganz unterschiedliche Ziele, die sie erreichen wollen. Je mehr Klarheit über das verfolgte ziel besteht, umso besser kann die Gesprächsführung darauf ausgerichtet werden und um so leichter kann die Zielerreichung überprüft werden. Am Ende des Gesprächs sollte jeder Teilnehmer das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben. Das Ziel sollte allerdings realistisch so konkret wie möglich formuliert sein. Sie sollten sich als Gesprächspartner Gedanken machen, was das maximale und was das minimale Ziel Ihrer Meinung nach sein sollte. Auch Alternativziele können sinnvoll sein, falls sich im Laufe des Gesprächs herausstellt, dass die ursprüngliche Zielrichtung aufgrund neuer, sich erst im Gespräch ergebene Tatbestände nicht weiter verfolgt werden kann. Durch Formulierung von Alternativ- und Minimalzielen besteht die Möglichkeit, dem Gesprächspartner auf jeden Fall eine Zusage machen zu können, so dass beide nicht ohne jeden Erfolg aus dem Gespräch gehen.
3. Vorbereitung auf den Gesprächspartner
Auch ein Sachgespräch wird nie völlig sachlich verlaufen. Denn schließlich reden zwei Menschen miteinander und nicht zwei Roboter. Je besser das Verhältnis zwischen beiden Gesprächspartnern ist, um so mehr wird das Gespräch auf der Sachebene geführt. Inhalte werden dann bessern verstanden, miteinander besprochen, und das Gespärch führt zu einer echten Lösung, Einigung oder Entscheidung.
Folgende Fragen helfen Ihnen, sich auf Ihren Gesprächspartner einzustellen:
- Welche Einstellung habe ich zum Gesprächspartner (Sympathie, Antipathie, Vorurteile...)?
- Wie schätze ich unsere Beziehung zueinander ein?
- Wie schätzt er möglicherweise unsere Beziehung zueinander ein?
- Wie verliefen frühere Gespräche mit dem Gesprächspartner?
- Was weiß ich über den Gesprächspartner (persönliche Situation, Gemeinsamkeiten, Hobby, Lieblingsthemen, Eigenarten...)?
- Welche Ziele und Motive verfolgt möglicherweise der Gesprächspartner?
- Welche Taktik wird der Gesprächspartner vermutlich anwenden?
- Bei welchen Aspekten ist mit Zustimmung zu rechnen, wann mit Einwendungen?
- Was kann ich tun, wenn das Gespräch zu emotional wird?
Nehmen Sie sich für das Gespräch vor:
- Einfachheit
- Kürze/Prägnanz
- Gliederung/Ordnung
- Wortschatz des Gesprächspartners berücksichtigen
- Auswählen: Was braucht der Gesprächspartner wirklich an Informationen, keine Überschüttung mit Fachwissen
Vorbereitung des Gesprächspartners:
Bei bestimmten Gesprächsanlässen kann es sinnvoll sein, den Gesprächspartner (z.B. den Mitarbeiter) aufzufordern, sich auch auf das Gespräch vorzubereiten (z.B.: Verbesserungsvorschläge im Ablauf,...)
